Archivos

Información general

Un archivo es un objeto que contiene información a la que se puede tener acceso mediante una aplicación.

El nombre completo de todo archivo está compuesto de dos partes: el nombre del archivo y la extensión del mismo. Esta última le indica a la computadora de qué tipo de archivo se trata para que sepa qué aplicación emplear para abrirlo. El nombre del archivo está separado de la extensión por un punto.

Nota: Siempre que hagas referencia a un tipo de archivo, deberás incluir el punto para asegurarte de que quede claro que se trata de un tipo de archivo. Por ejemplo, si deseas referirte a un archivo de Microsoft Word deberás escribir o decir .doc (es decir, “punto doc”) y no solo doc.

 

Cómo abrir un archivo

Para abrir un archivo es necesario hacer doble clic sobre él, lo que hará que el archivo se abra en una ventana que corresponderá a la aplicación que ha sido seleccionada para abrir automáticamente ese tipo de archivos. También puedes abrir un archivo desde el interior de una aplicación a través del menú Archivo de la misma, seguido de Abrir. Cuando aparezca la ventana emergente con la estructura de tus archivos, selecciona el que desees abrir y haz clic sobre el botón Abrir (o, en algunos casos, Aceptar).

 

Cómo crear y guardar un archivo

Todos los archivos se crean mediante aplicaciones. Al abrir una aplicación y trabajar en ella automáticamente se crea un archivo, pero para conservarlo y utilizarlo nuevamente, primero necesitas guardarlo. De no hacerlo, cuando cierres la aplicación se perderá el archivo y todo su contenido.

Para guardar un archivo, ve al menú Archivo de la aplicación y selecciona Guardar o Guardar como. Si se trata de un archivo nuevo al que todavía no le has otorgado un nombre, ambas opciones te permitirán darle un nombre al archivo, especificar el tipo de archivo del que se trata y determinar su ubicación. La mayoría de las aplicaciones también te permiten realizar estas acciones mediante el acceso directo Ctrl-G.

Nota: Deberás prestar especial atención a la ubicación que escojas al guardar el archivo, para lo que tendrás que verificar que la carpeta o unidad de lectura que aparece resaltada en medio de la parte superior de la ventana Guardar o Guardar como sea aquella en la que deseas guardar el archivo. Asimismo, verifica toda la ruta de acceso hasta esa carpeta, no solo el nombre de la carpeta de destino final. En el caso de que la carpeta que aparece resaltada no sea la adecuada, necesitarás navegar por la estructura jerárquica de carpetas hasta encontrar la carpeta que buscas.

Si intentas guardar un archivo al que ya le habías otorgado un nombre, Guardar y Guardar como... no tendrán el mismo efecto.

  • Guardar: Guardará el archivo con el mismo nombre, tipo de archivo y ubicación; en este caso no verás aparecer ninguna ventana emergente.
  • Guardar como...: Te mostrará una ventana emergente en la que podrás cambiar el nombre, tipo de archivo y ubicación del mismo antes de guardarlo.
Nota: En el caso de que un archivo ya tenga nombre, el acceso directo <Ctrl-G> te permitirá guardar el archivo (como lo haría la opción Guardar que acabamos de describir), pero no te dejará cambiar el nombre del mismo.

 

Cómo darle un nombre a un archivo

Al otorgarle un nombre a un archivo, existen algunos criterios que se recomienda seguir y otros que es imperativo respetar.

Criterios que es imperativo respetar:

  • Algunos caracteres, como ( / \| : * ? " <>), no pueden formar parte del nombre del archivo.

Criterios que se recomienda seguir:

  • El nombre de un archivo no debe contener espacios en blanco ni caracteres acentuados, puesto que estos pueden ocasionar problemas en ciertas aplicaciones o computadoras. Si deseas agregar un espacio en blanco al nombre de un archivo, te recomendamos que utilices el guión bajo (por ejemplo, Archivo_ejemplo.doc).
  • El nombre de un archivo debe ser corto y tener un significado específico, puesto que así es más fácil encontrarlo y puedes entender de un vistazo la estructura de las carpetas y archivos en la computadora.

 

Cómo elegir la extensión de un archivo

Al guardar un archivo, a menudo necesitarás especificar el tipo de archivo del que se trata mediante una extensión. Para ello, la mayoría de las aplicaciones te sugieren una extensión automáticamente (por ejemplo, Microsoft Word te propone la extensión .doc), pero muchas otras te permiten guardar los archivos con una extensión distinta a la de la aplicación. Las diferentes opciones de extensión que puedes utilizar para guardar un archivo suelen estar disponibles en un menú desplegable que se encuentra justo debajo del espacio en el que se escribe el nombre del archivo. Si deseas guardar el archivo con la extensión automática, no necesitas realizar ningún cambio; los cambios tan solo se realizan al guardar un archivo en un formato distinto al automático.

Así, el ejemplo a continuación muestra un menú desplegable con todos los tipos de archivo disponibles al guardar un documento en Microsoft Word.

 

Ejercicio: Abre el Bloc de notas que se encuentra en el menú Inicio, Todos los programas, Accesorios. Escribe una oración, guarda este archivo en el Escritorio con el nombre EjemploGuia y la extensión .txt. No borres el archivo, pues lo necesitarás más adelante.

Nota: En las computadoras de la ETI, ve al menú Inicio y selecciona Programas, luego Accesorios y, por último, Bloc de notas.

Pregunta de reflexión 6: ¿Un archivo llamado MiArchivo.doc sería el mismo que MiArchivo.txt por el simple hecho de que ambos se llamen MiArchivo?

 

Cómo cambiarle el nombre a un archivo

Al cambiarle el nombre a un archivo es importante recordar que existe una gran diferencia entre cambiar el nombre y cambiar la extensión o tipo de archivo. Empezaremos por hablar del cambio de nombre de un archivo y en la siguiente sección tocaremos el tema del cambio de extensión.

Tal como sucede con las carpetas, existen varias formas de cambiarle el nombre a un archivo.

Si tienes el archivo en la pantalla, selecciónalo y realiza una de las acciones siguientes:

  • Ve al menú Archivo de la ventana en que se encuentre el archivo y escoge la opción Cambiar nombre.
  • Coloca el cursor del ratón sobre el archivo y haz clic con el botón secundario del ratón, luego selecciona Cambiar nombre en el menú contextual que aparece.
  • Haz clic en el nombre del archivo (no en el icono del mismo) y selecciona la opción Cambiar nombre a este archivo en la zona de tareas comunes de la ventana.

Todas estas acciones tendrán el mismo efecto: verás aparecer un recuadro alrededor del nombre de la carpeta y este aparecerá resaltado.

Precaución: el recuadro resalta el nombre completo del archivo, incluida la extensión, por lo que si tecleas el nuevo nombre del archivo directamente, borrarás la extensión y el archivo se volverá inestable – es decir, es posible que la próxima vez que intentes utilizarlo no logres abrirlo o que al abrirlo el archivo no funcione correctamente.

Por tanto, para cambiar únicamente el nombre del archivo, coloca el cursor en la parte del nombre y haz clic en él una sola vez. Al hacerlo, el texto ya no estará resaltado, sino que tendrá la apariencia de un texto normal, el cursor se encontrará en donde hayas hecho clic y entonces podrás realizar la modificación como lo harías en un texto normal. Recuerda que no debes eliminar el punto ni las letras que se encuentren después del mismo o correrás el riesgo de modificar la extensión. Una vez que le hayas cambiado el nombre al archivo, presiona la tecla Retorno o haz clic en cualquier otra parte de la pantalla para que el nuevo nombre se guarde.

También es posible cambiar el nombre de un archivo por medio de una aplicación. Para ello, abre el archivo con una aplicación que pueda leerlo y utiliza la opción Guardar como… del menú Archivo. La aplicación te pedirá que le otorgues un nombre al archivo (en la mayoría de los casos, el sistema te propone automáticamente el nombre original del archivo) y en ese momento deberás cambiarle el nombre y guardarlo. Observa que con este método, lo que estás haciendo es crear un duplicado del archivo con un nombre diferente; realmente no le estás cambiando el nombre al archivo original, lo que significa que una vez que guardes el archivo, tendrás dos versiones del mismo: una con el nombre original y una con el nuevo. Asegúrate siempre de guardar el nuevo archivo en la ubicación correcta, como lo sería la carpeta en la que se encuentra el archivo original. En caso de que solo quieras conservar uno de los archivos, tendrás que borrar el otro.

 

Pregunta de reflexión 7: ¿Es posible escoger la ubicación en la que deseas guardar el archivo cuando empleas la opción Guardar o el acceso directo <Ctrl-G>?

 

Cómo cambiarle la extensión a un archivo

La extensión de un archivo es la parte del nombre del archivo que se encuentra después del punto, indica de qué tipo de archivo se trata (archivo de texto, imagen, sonido, etc.) y se basa en ciertas convenciones específicas que aseguran que las aplicaciones tan solo abran los archivos adecuados. Por ejemplo, un programa para editar imágenes no podrá leer un archivo de texto de Microsoft Word. Al modificar la extensión del archivo modificas también el tipo de archivo del que se trata y, por lo consiguiente, cambias las aplicaciones que podrán abrirlo. No debes cambiarle la extensión a un archivo con la opción Cambiar nombre, puesto que esta opción en realidad no modifica el tipo de archivo y sí puede volverlo inestable o ilegible. Para modificar la extensión de un archivo deberás usar siempre una aplicación y seguir las instrucciones a continuación:

Abre el menú Archivo en una aplicación capaz del leer el archivo al que quieres cambiarle el nombre. Escoge la opción Guardar como... en el menú Archivo; al hacerlo, la aplicación te dará la opción de cambiar tanto el nombre como el tipo de archivo. Escoge un nuevo tipo de archivo de las opciones disponibles en la lista desplegable y haz clic en el botón Guardar o Aceptar. Si el tipo de archivo que buscas no aparece en la lista desplegable, puede deberse a dos razones. En algunos casos no es posible guardar el archivo actual en el formato que deseas por razones técnicas; en otros casos, el problema radica en que la aplicación no tiene la capacidad suficiente para manejar el tipo de archivo al que quieres convertir el original. De ser así, intenta abrir el archivo con una aplicación más moderna e intenta volver a guardarlo en el formato que deseas.

 

Cómo mover, copiar o borrar un archivo

Al igual que las carpetas, los archivos se pueden mover, copiar o borrar.

Cómo mover un archivo

Mover un archivo significa trasladarlo a una nueva ubicación en la computadora y existen dos formas para hacerlo.

  • La primera consiste en seleccionar el archivo, ir al menú Edición de la ventana en la que se encuentra el archivo y seleccionar Mover a la carpeta….
  • La segunda opción consiste en seleccionar la opción Mover esta carpeta de la zona de tareas comunes.
En ambos casos verás aparecer una ventana que te dará una visión general de la estructura de la computadora y te permitirá seleccionar la ubicación a la que transferir el archivo. Para seleccionar la carpeta que deseas, navega por la estructura jerárquica hasta localizar la nueva ubicación y presiona el botón Mover.

Cómo copiar un archivo

Al copiar un archivo creas un duplicado del original. Puesto que los dos archivos no estarán vinculados, los cambios que realices en uno no afectarán al otro, por lo que puedes mover el duplicado a donde desees, cambiarle el nombre, etc. sin afectar al original.

Para copiar un archivo, selecciónalo y realiza una de las siguientes opciones:

  • Ve al menú Edición de la ventana en la que se encuentre la carpeta y escoge la opción Copiar.
  • Coloca el cursor del ratón sobre el archivo y haz clic con el botón secundario del ratón, luego selecciona Copiar en el menú contextual que aparece.
  • Utiliza el acceso directo <Ctrl-C>.

Al realizar cualquiera de estas opciones, la computadora crea una copia del archivo que conserva en la memoria. Para poder verla debes pegarla, es decir, colocarla en su nueva ubicación. Para hacerlo, selecciona la nueva ubicación en la estructura jerárquica de tus archivos, pégalo con la ayuda del acceso directo <Ctrl-V>, mediante la opción Pegar del menú Edición o del menú contextual que aparece al hacer clic con el botón secundario del ratón y verás aparecer la copia del archivo en la ubicación que hayas elegido.

Nota: Si pegas la copia del archivo en la misma ubicación que el original, la computadora le otorgará el nombre Copia de… a la copia, pero si la pegas en cualquier otro lado, la copia se guardará con el mismo nombre que el original. Otra forma de copiar los archivos consiste en arrastrarlos directamente a otra carpeta, con lo que creas una copia del archivo original en la nueva ubicación.


Cómo borrar un archivo

Para borrar un archivo, selecciónalo y luego realiza una de las siguientes acciones:

  • Presiona la tecla Suprimir del teclado.
  • Ve al menú Archivo de la ventana en la que te encuentres y selecciona Eliminar.
  • Coloca el cursor del ratón sobre el archivo y haz clic con el botón secundario del ratón, luego selecciona Eliminar en el menú contextual que aparece.
  • Arrastra el archivo hasta la Papelera de reciclaje.
  • Selecciona el archivo y luego la opción Eliminar este archivo de la zona de tareas comunes de la ventana en la que te encuentres.
Todas estas opciones enviarán el archivo que hayas seleccionado a la Papelera de reciclaje.

 

Ejercicio: Haz una copia del archivo EjemploGuia.txt que creaste en el último ejercicio y que se encuentra en el Escritorio y pégala también en el Escritorio. A continuación cámbiale el nombre a la copia para que se llame OtraGuia.txt y luego borra ambos archivos (tanto EjemploGuia.txt como OtraGuia.txt).